Kompletní průvodce používáním vyhledávacích a referenčních funkcí v Excelu

Pokud jste někdy pracovali s vynikat, pravděpodobně jste se setkali s potřebou efektivně a rychle vyhledávat nebo odkazovat na data. Ačkoli se mnoho lidí omezuje na používání základních funkcí, vyhledávací a referenční funkce V Excelu jsou vzorce mocnými nástroji, které dokáží neuvěřitelně optimalizovat způsob, jakým pracujete a analyzujete informace. Dobré pochopení fungování těchto vzorců vám umožní ušetřit čas, vyhnout se chybám a činit mnohem informovanější rozhodnutí.

V tomto článku se chystáme prozkoumat hluboko Všechno klíčové vyhledávací a referenční funkce které v Excelu existují, objevíme, jak se používají, jaké jsou jejich specifické funkce a jaké praktické triky vám pomohou z nich vytěžit maximum. Kromě opakování příkladů a syntaxe si objasníme účel každé funkce a dáme vám tipy, jak je integrovat do vlastních tabulek, ať už jste začátečník, nebo již máte zkušenosti, ale chcete se zlepšit.

Co jsou vyhledávací a referenční funkce v Excelu?

V rámci univerza funkcí Excelu je to skupina vyhledávání a odkazování Vyniká tím, že nám umožňuje vyhledávat konkrétní informace v rozsahu, tabulce nebo sadě matic a vracet výsledky na základě shod nebo relativních pozic. Tyto funkce jsou navrženy tak, aby automatizovaly vyhledávání souvisejících dat, usnadňovaly komplexní analýzy, propojovaly informace mezi tabulkami, generovaly dynamické sestavy a mnoho dalšího.

Související článek:

Jak zvládnout analýzu dat pomocí pokročilých nástrojů Excelu

Hlavní vyhledávací a referenční funkce v Excelu

Excel obsahuje širokou škálu funkcí tohoto typu, z nichž každá má své specifické využití. Některé jsou všeobecně známé, například VLOOKUP o HLOOKUP, zatímco jiní, jako například SEARCHX o INDEX s nejnovějšími verzemi nabývají na významu. Zde je popis nejdůležitějších funkcí:

• VLOOKUPNajde hodnotu v prvním sloupci pole a vrátí hodnotu ze stejného řádku v jiném zadaném sloupci.
• HLOOKUPPodobné jako VLOOKUP, ale provádí vyhledávání v prvním řádku pole a vrací hodnoty z ostatních řádků.
• VYHLEDÁVÁNÍ: Umožňuje vyhledávat v jednom řádku nebo sloupci a najít hodnotu na stejné pozici v jiném řádku nebo sloupci.
• SEARCHXVylepšená verze předchozích verzí, která umožňuje horizontální nebo vertikální vyhledávání, pokročilé možnosti porovnávání a je mnohem flexibilnější.
• INDEXVrátí hodnotu určité buňky v poli na základě její pozice v řádku a sloupci.
• COINCIDEVrátí relativní pozici hodnoty v rozsahu nebo poli.
• NEPŘÍMÝVytvoří odkaz na základě textové hodnoty, což je užitečné pro dynamické odkazy.
• OFFSETVrátí posunutí odkazu od počáteční buňky, což je velmi užitečné pro odkazy na proměnné.
• VYBRATUmožňuje vybrat hodnotu ze seznamu argumentů na základě definovaného indexu.
• OBLASTIVrátí počet oblastí v referenci.
• SLOUPEC y FILAVrátí číslo sloupce nebo řádku daného odkazu.
• ŘÁDKY y SLOUPCEVrátí celkový počet řádků nebo sloupců v odkazu.
• HYPERLINKVytvořte rychlý přístup k jinému dokumentu, webové stránce nebo umístění v samotném sešitu.
• PŘEMÍSTIT: Prohodit řádky a sloupce v matici.
• UNIKÁTNÍVrátí seznam jedinečných hodnot z pole nebo rozsahu.
• FILTR: Extrahuje data z rozsahu na základě definovaných kritérií.

Jak fungují oblíbené vyhledávací funkce

Pojďme si rozebrat nejoblíbenější vyhledávací funkce, vysvětlit jejich syntaxi a podívat se, jak se chovají v typických situacích. To vám pomůže pochopit rozdíly a každou z nich aplikovat dle potřeby.

funkce VLOOKUP

Funkce VLOOKUP (nebo anglicky VLOOKUP) je pravděpodobně nejpoužívanější funkce, pokud jde o vertikální vyhledávání informací v tabulce.

Syntax: BUSCARV(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas, )

• vyhledávací_hodnotaData, která chcete najít.
• array_search_inRozsah buněk, ve kterých se provádí vyhledávání, přičemž první sloupec obsahuje hledané hodnoty.
• sloupec_indikátorČíslo sloupce, ze kterého bude výsledná hodnota převzata, počínaje zleva.
• uklizenéVolitelné. True (výchozí) pro přibližnou shodu nebo False pro přesnou shodu.

Například pokud máte tabulku produktů a chcete vyhledat cenu konkrétní reference, VLOOKUP může tuto hodnotu vrátit automaticky, aniž byste ji museli ručně vyhledávat.

Funkce HLOOKUP

Sestra toho předchozího, HLOOKUP, prohledá horní řádek rozsahu a vrátí data ze zadaného sloupce.

Syntax: BUSCARH(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_filas, )

Je ideální pro tabulky, kde jsou klíčové informace uspořádány vodorovně.

Funkce HLEDAT

Funkce VYHLEDÁVÁNÍ Je to užitečné, když chcete prohledat jeden řádek nebo sloupec a vrátit hodnotu na stejné pozici z jiného rozsahu. Lze to použít dvěma způsoby: jako vektor nebo jako matici.

• Vektorový tvarUmožňuje vyhledávat v rozsahu jednoho řádku nebo sloupce (vektoru) a získat hodnotu z jiného vektoru na stejné pozici.
• Maticový tvarProhledá první řádek nebo sloupec matice a vrátí hodnotu z odpovídajícího posledního řádku nebo sloupce.

Syntaxe (vektor): BUSCAR(valor_buscado; vector_de_comparación; )

Syntaxe (pole): BUSCAR(valor_buscado; matriz)

V obou případech, pokud hledaná hodnota není nalezena přesně, funkce vrátí nejbližší hodnotu, která je menší nebo rovna hledané hodnotě. Pokud je hledaná hodnota menší než jakákoli hodnota v poli nebo vektoru, vrátí #N/A.

FUNKCE BUSCARX

Jeden z nejnovějších přírůstků, SEARCHX (XLOOKUP) výrazně zlepšuje a zjednodušuje vyhledávání. Umožňuje vyhledávat horizontálně i vertikálně, podporuje přibližné i přesné shody, zpětné vyhledávání, používá výchozí nastavení, pokud není nalezena žádná shoda, a další. Chcete-li se dozvědět více o jeho výhodách, podívejte se na naši [název funkce].

Tato funkce je flexibilnější a vyhýbá se mnoha omezením funkcí VLOOKUP a HLOOKUP, například nevyžaduje, aby hledaná hodnota byla v prvním sloupci nebo řádku pole.

Funkce INDEX a POROVNÁNÍ

Kombinace INDEX y COINCIDE umožňuje pokročilé vyhledávání daleko za hranicemi funkce VLOOKUP. INDEX umožňuje extrahovat hodnotu z pole na základě jeho pozice. COINCIDE najít pozici hodnoty v rozsahu a společně můžete vyhledat libovolnou hodnotu v libovolném řádku nebo sloupci tabulky bez ohledu na pořadí.

Související článek:

Jak správně spravovat data a časy v Excelu: Kompletní podrobný průvodce

Syntaxe INDEXU: ÍNDICE(matriz, núm_fila, )

Syntaxe MATCH: COINCIDIR(valor_buscado, rango_buscado, )

Společně vám to umožňuje dynamicky vyhledávat hodnoty a vytvářet komplexní vyhledávání.

Další užitečné referenční funkce

• OFFSET umožňuje získat posun rozsahu od počáteční buňky, klíč k vytváření dynamických rozsahů a dozvědět se více v Jak vytvořit podmíněné analýzy v Excelu.
• NEPŘÍMÝ Je to velmi užitečné, pokud potřebujete vytvářet reference pomocí textu, což vám pomůže pracovat s proměnnými vzorci.
• SLOUPEC y FILA Označují číslo sloupce nebo řádku odkazu, což je velmi praktické pro automatické výpočty.
• PŘEMÍSTIT umožňuje vám zaměnit řádky za sloupce v případě, že je vaše tabulka v opačném směru, než potřebujete.

Moderní a pokročilé vyhledávací a referenční funkce

Postupem času Excel začlenil nové funkce, které dále vylepšují jeho analytické a automatizační možnosti:

• FILTRUmožňuje získat tabulku filtrovanou podle podmínky nebo sady podmínek, které definujete.
• UNIKÁTNÍExtrahuje všechny jedinečné hodnoty z rozsahu a odstraní duplikáty.
• OBJEDNAT y TŘADIT PODLEUsnadňují řazení dat v matici nebo na základě jiného rozsahu.
• VZÍT, DROP, TOKOL, VESLOVATRůzné funkce, které umožňují manipulovat s maticemi, vracet pouze určité řádky nebo sloupce nebo transformovat rozsahy do jednotlivých sloupců/řádků.
• WRAPCOLS y WRAPROWSReorganizujte matice jejich rozdělením podle počtu prvků, které určíte.

Tyto funkce vám umožňují vytvářet dynamičtější tabulky a analýzy, automatizace mnoha úkolů bez nutnosti dalších externích zdrojů.

Praktický příklad: HLEDÁNÍ ve vektorech a maticích

Představte si, že máte sloupec s číselnými hodnotami a další s přiřazenými barvami. Chcete vědět, jaká barva odpovídá hodnotě 4,19.

1. Zadejte data do dvou sloupců, například A a B, takto:
   

   Frekvence	Barva
   4,14	červená
   4,19	oranžový
   5,17	žlutá
   5,77	zelený
   6,39	azul

2. Nyní můžete do jiné buňky napsat vzorec: =BUSCAR(4,19; A2:A6; B2:B6)

Excel vyhledá ve sloupci A hodnotu 4,19 a vrátí barvu, která se nachází ve stejném řádku ve sloupci B: oranžovou.

Pokud hledáte hodnotu, která není v tabulce, bude vrácena barva s nejbližším číslem. Pokud je hledaná hodnota menší než minimum ve sloupci, bude vrácena hodnota #N/A.

Tento typ vyhledávání je nezbytný při analýze dat, inventarizaci, řízení zásob a v jakékoli situaci, kdy potřebujete porovnávat informace.

Klíčové tipy pro zvládnutí vyhledávacích a referenčních funkcí

• V novějších verzích Excelu, vsaďte na SEARCHX kdykoli je to možné, protože to řeší mnoho omezení funkcí VLOOKUP a HLOOKUP. Chcete-li se dozvědět, jak je používat, doporučujeme navštívit naši stránku .
• Pokud pracujete s dynamickými poli nebo daty, která se často mění, kombinuje INDEX a MATCH pro robustní a flexibilní výsledky.
• Nezapomeňte využít funkce jako FILTR, UNIKÁTNÍ a nové maticové funkce pro automatizaci reportů.
• Pokud potřebujete odkazovat na rozsahy, které se mění velikostí, použijte OFFSET nebo INDIRICT aby vaše vzorce byly aktuální.
• Aby se vaše vzorce snáze četly, používejte názvy oblastí a jasně popište, co každá funkce dělá, zejména pokud soubor sdílíte s ostatními.

Praktické aplikace a příklady z reálného života

Vyhledávací a referenční funkce jsou základem pro automatizaci každodenních úkolů v Excelu, od integrace dat z různých tabulek až po generování vlastních sestav a vytváření dashboardů. Mezi praktické aplikace patří:

• Pro rychlé získání relevantních informací porovnávejte prodejní a zákaznická data.
• Vytvářejte šablony skladových zásob, které se automaticky aktualizují na základě zadaných produktů.
• Vytvářejte dynamické reporty, které zobrazují hodnoty na základě vlastních výběrů.
• Porovnejte seznamy zaměstnanců, studentů nebo produktů a odhalte duplikáty a rozdíly.
• Filtrujte velké objemy informací a získejte pouze záznamy, které splňují určitá kritéria.

Časté chyby a jak se jim vyvarovat

Při používání těchto funkcí je běžné dělat určité chyby, zejména pokud nevěnujete pozornost syntaxi a rozsahům:

• Chyby typu #N/AK těmto chybám dochází, když hledaná hodnota není nalezena nebo když rozsah vyhledávání není dostatečný.
• Problémy s relativními a absolutními referencemiPři přetahování vzorců buďte opatrní; k ukotvení sloupců nebo řádků použijte symbol $.
• Neshoda v počtu řádků/sloupcůPři použití funkcí LOOKUP nebo INDEX/MATCH se ujistěte, že se rozsahy shodují velikostí.
• Vyhledávání s rozlišením velkých a malých písmenTyto funkce obecně nerozlišují velká a malá písmena, takže „John“ a „john“ budou ekvivalentní.
• Vždy pamatovat Pokud chcete provádět přibližné vyhledávání, seřaďte data., protože nedostatek řádu může vést k neočekávaným výsledkům.

Tipy pro zvýšení produktivity s těmito funkcemi

• Procvičování s příkladovými tabulkami, tímto způsobem se naučíte zpracovávat chyby a porozumět chování každé funkce.
• Použití nových průvodců vzorci v Excelu vytvářet složité funkce krok za krokem.
• Vždy přemýšlejte o tom, jak můžete automatizovat opakující se procesy používání referenčních vzorců, což šetří čas a vyhýbá se lidským chybám.
• Využít Nápověda k Excelu a oficiální dokumentaci, kde se dozvíte pokročilé varianty a možnosti každé funkce.

Související článek:

Jak třídit a filtrovat data v Excelu jako expert: Profesionální a praktický průvodce

Ovládněte vyhledávací a referenční funkce Excel je dovednost, která dělá rozdíl mezi pouhým vyplňováním tabulek a tím, že se stanete skutečným expertem na analýzu dat. Pokud využijete tyto nástroje a procvičíte si je s různými příklady, zautomatizujete své úkoly, snížíte chyby a zvýšíte svou produktivitu, abyste se mohli soustředit na to, na čem skutečně záleží: přijímání lepších rozhodnutí a usnadnění každodenní práce. Odvažte se s nimi experimentovat a změnu si všimnete během chvilky! Sdílejte návod, aby více lidí vědělo, jak na to..